STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENDOKUMENTASIAN INFORMASI PUBLIK

PPID PELAKSANA SMAN 1 GERUNG

IDENTITAS DOKUMEN

I. DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU KIP.
3. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik.
4. Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi mengenai layanan informasi publik.
5. Keputusan Kepala SMAN 1 Gerung tentang Penetapan PPID Pelaksana.

II. TUJUAN

SOP ini bertujuan untuk:

• Menjamin seluruh informasi publik terdokumentasi secara tertib, sistematis, aman, dan mudah ditemukan.
• Menjamin ketersediaan informasi publik sebagai bahan pelayanan informasi kepada masyarakat.
• Mendukung keterbukaan informasi publik di lingkungan SMAN 1 Gerung.
• Menjamin keamanan dokumen dari kerusakan, kehilangan, maupun penyalahgunaan.

III. RUANG LINGKUP

SOP ini mengatur seluruh kegiatan pendokumentasian informasi publik mulai dari penerimaan dokumen, pengelompokan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga pengarsipan di lingkungan SMAN 1 Gerung.

IV. PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB

• Kepala Sekolah (Atasan PPID)
• PPID Pelaksana
• Operator PPID
• Pengelola Arsip
• Seluruh Unit Kerja Pemilik Informasi

V. DEFINISI

Pendokumentasian Informasi Publik adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengelompokkan, menyimpan, memelihara, dan mengarsipkan informasi publik agar mudah diakses sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

VI. PROSEDUR PELAKSANAAN

1. Penerimaan Dokumen

Unit kerja menyerahkan dokumen/informasi kepada PPID.

Output

• Dokumen diterima PPID.

Waktu

• 1 Hari Kerja

2. Verifikasi Dokumen

PPID memeriksa:

• Kelengkapan dokumen
• Keaslian dokumen
• Kesesuaian isi
• Status informasi

Output

• Dokumen siap didokumentasikan.

Waktu

• 1 Hari Kerja

3. Klasifikasi Informasi

PPID mengelompokkan informasi menjadi:

• Informasi Berkala
• Informasi Serta Merta
• Informasi Setiap Saat
• Informasi Dikecualikan

Output

• Dokumen telah diklasifikasikan.

Waktu

• 1 Hari Kerja

4. Pemberian Kode dan Nomor Arsip

Setiap dokumen diberikan:

• Nomor Dokumen
• Kode Arsip
• Tanggal
• Unit Pemilik
• Kategori Informasi

Output

• Dokumen memiliki identitas arsip.

Waktu

• 1 Hari Kerja

5. Penyimpanan Dokumen

Dokumen disimpan:

• Arsip Fisik
• Arsip Digital
• Server Komputer
• Cloud Storage (apabila tersedia)

Output

• Dokumen tersimpan dengan aman.

Waktu

• 1 Hari Kerja

6. Pemeliharaan Dokumen

PPID melakukan:

• Backup data
• Pemeriksaan berkala
• Pembaruan dokumen
• Penggantian dokumen rusak

Output

• Dokumen tetap lengkap dan aman.

Waktu

• Dilaksanakan secara berkala.

7. Pengarsipan

Dokumen disusun berdasarkan:

• Tahun
• Jenis Informasi
• Nomor Dokumen
• Unit Kerja

Output

• Arsip tersusun rapi.

Waktu

• Berkelanjutan.

VII. BAGAN ALUR

Unit Kerja

        │
        ▼
Penerimaan Dokumen

        │
        ▼
Verifikasi Dokumen

        │
        ▼
Klasifikasi Informasi

        │
        ▼
Pemberian Kode Arsip

        │
        ▼
Penyimpanan Dokumen

        │
        ▼
Pemeliharaan Dokumen

        │
        ▼
Pengarsipan

        │
        ▼
Dokumen Siap Dilayani kepada Publik

VIII. JANGKA WAKTU

IX. DOKUMEN YANG DIHASILKAN

1. Register Informasi Publik.
2. Daftar Arsip Informasi Publik.
3. Daftar Informasi Publik (DIP).
4. Daftar Informasi Dikecualikan (DIK).
5. Arsip Digital.
6. Arsip Fisik.
7. Buku Register Dokumen.

X. INDIKATOR KEBERHASILAN

• Seluruh informasi terdokumentasi dengan lengkap.
• Dokumen mudah ditemukan saat dibutuhkan.
• Tidak terjadi kehilangan dokumen.
• Arsip tersedia dalam bentuk fisik dan digital.
• Pelayanan informasi publik dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan akurat.

XI. PENUTUP

SOP Pendokumentasian Informasi Publik ini menjadi pedoman bagi PPID Pelaksana SMAN 1 Gerung dalam melaksanakan pengelolaan dokumen informasi publik secara tertib, aman, sistematis, dan akuntabel guna mendukung keterbukaan informasi publik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Disahkan oleh

Kepala SMAN 1 Gerung
M. Ridwan Helmy, M.Pd.
NIP. 197106081997021003